FAQ | Häufige Fragen

FAQ | Häufige Fragen

Fragen & Antworten

Unsere FAQs enthalten eine Zusammenstellung der meistgestellten Fragen. Dies können eher technische Fragen (wie Implementierung innerhalb des Unternehmens, Anbindung der Druckerei oder Zustellinformationen) oder Fragen zum bitkasten aus Sicht des Postempfängers sein.

Sollten Sie eine Frage haben, die bisher nicht beantwortet wurde, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail info@output.ag. Wir werden kurzfristig mit Ihnen Kontakt aufnehmen und unser FAQ dann auch entsprechend ergänzen.

Der bitkasten identifiziert die Nutzer:in anhand der Post-Adresse. Der bitkasten liest die Adresse aus dem bestehenden Druckdatenstrom und Dokumenten aus und ordnet sie dem bitkasten Nutzer:in zu. Wenn sich der bitkasten Nutzer:in mit dem Personalausweis einloggt, kann die Post gelesen werden.

Nein, die Zuordnung erfolgt über die postalische Adresse. Eine E-Mail ist nicht erforderlich. Im bitkasten kann eine E-Mail zur Benachrichtigung für den Posteingang hinterlegt werden. Diese dient aber nicht der Zustellung des Briefes.

Nein, der bitkasten kann mehr als nur Output ausliefern. Benutzer:innen können mit dem bitkasten vieles tun. Dokumente ausfüllen, zurücksenden, Verträge unterschreiben, weitere Dokumente übermitteln, Formulare übermitteln. In den meisten Projekten startet es als einfache digitale Auslieferung des Schriftguts, dann werden aber immer mehr Prozesse digitalisiert und abgebildet.

Der bitkasten braucht keine E-Mail und E-Mail-Adresse vom Empfänger:in, keinen Druckertreiber, keine IT-Installation und nutzt die Postadresse für die Zustellung. Die Identifizierung erfolgt über den Personalausweis, der die Adresse ausliest. Digitale Unterschriften, Übermittlung von Daten aus dem Input-Management, Formulare und Archivierung sind auch Teil der Lösung. Anbindung von Schnittstellen und Integration in Unternehmenssysteme ist aufgrund der offenen Schnittstellen-Architektur einfach umzusetzen.

Die Zustellung des Druckdatenstroms erfolgt als sichere Dateiübertragung über einen SFTP, VPN etc. Die Wartezeit oder Vorhaltezeit kann bestimmt werden.

Kosten für das elektronische Porto entstehen nur dann, wenn das Dokument auch im bitkasten „abgeholt“ also damit interagiert wird – lesen, herunterladen und/ oder archivieren.

Nein, der bitkasten arbeitet nicht mit Druckertreibern, die Dokumente in ein Portal hochladen. Wir nehmen den erzeugten Druckdatenstrom und stellen den auf den bitkasten Server. Da wir auf den bestehenden Druckdatenstrom setzen, den sie uns per sicherer Dateiübertragung zukommen lassen (SFTP, VPN, etc.) , ist eine Installation und Zertifizierung von Treibern nicht notwendig.

Dies ist ganz individuell und muss sich kundenbezogen angesehen bzw. vereinbart werden. Wir haben eine offene und dokumentierte API, mit der wir in der Lage sind, die gängigsten Formate zurückzugeben. Formulare oder Eingabefelder nach z. B. Lebenslagen können im bitkasten hinterlegt werden.

Dies kann vom Versender individuell pro Dokument bestimmt werden. Beim Onboarding-Prozess werden die digital zu versendenden Dokumenten bestimmt und je nach Kategorie Regeln der Vorhaltezeit und Fehlerhandling definiert. Im Bereich Entgeltabrechnungen haben sich Unternehmen bisher für 30 Tage im Schnitt entschieden. Bei Rechnungszustellungen etc. sind es im Schnitt 3-5 Tage.

Der Zugriff ist begrenzt auf den jeweiligen Benutzer.

Unsere Software-Entwickler haben keinen Zugriff auf die produktiven Systeme. Der Zugriff darauf ist sehr stark eingeschränkt und nur für wenige, notwendige Personen zugelassen. Der Zugriff auf die Dokumente im Posteingang ist nur über die Anwendung selbst möglich, nicht durch Administratoren auf den Servern.

Der bitkasten ist ein in sich geschlossenes System und benötigt keine E-Mail. Der Benutzer meldet sich im bitkasten an und empfängt und bearbeitet seine Post. Es wird keine E-Mail zur Zustellung verwendet, nur als Benachrichtigung. Ein E-Mail opt-in wird daher nicht benötigt.

Für den ersten Schritt der Digitalisierung der Briefkommunikation gibt es keine Setup Kosten seitens des Empfängers. Es fallen lediglich Kosten durch die Versendung der Passwort-Briefe für die gewünschten Nutzer an.

Wenn Formulare erstellt bzw. bidirektionale Kommunikationswege erstellt werden, dann gibt es individuelle Projekt- bzw. Dienstleistungskosten.

Die Anbindung von Druckereien müssen separat betrachtet werden. Hier kommt es u.a. auf die Formate an.

Nein, Vor-Ort-Einsätze werden nicht notwendig. Alle Anpassungen, Schulungen etc. können remote durchgeführt werden.

Formularbau & Erstellung von digitalen Workflows (Online Services) können auch durch Partner erfolgen.

Ja, es kann sowohl eine Ordnerstruktur im Archiv erstellt als auch eigene Dokumente hochgeladen werden. Hierfür fallen keine weiteren Kosten an. Das Archiv ist aktuell auf 500 MB begrenzt. Wir arbeiten jedoch an Lösungen, um dieses entsprechend zu erweitern. Die Geplante Implementierung ist im 4. Quartal geplant. Dann werden wir das Archiv auf 2 GB erhöhen.

Nein, das Archiv ist im bitkasten für den Benutzer integriert. Wir gehen davon aus, dass Sie Ihre Dokumente in einem DMS oder ähnlichem vorhalten.