AVV elektronisch abschließen nach DSGVO

AVV elektronisch abschließen nach DSGVO

Viele Unternehmen sind immer noch unsicher, welche Verträge elektronisch abgeschlossen werden können und welche nach wie vor in Papierform unterschrieben werden müssen. Es herrscht  weiterhin eine Unsicherheit bei vielen Unternehmen. Wir sind keine juristischen Berater, dennoch möchten wir Ihnen durch eine kurze Aufklärung, nach besten Wissen und Gewissen, diese Unsicherheit nehmen.

Bei einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) handelt es sich um eine zentrale Anforderung der DSGVO: Werden personenbezogene Daten von einem Dienstleister weisungsgebunden im Auftrag verarbeitet, ist der Abschluss eines AVV erforderlich.

Fast immer, wenn andere Unternehmen Zugriff auf die Daten Ihrer Kunden haben, sind Sie im Bereich der Auftragsverarbeitung (alte Bezeichnung: Auftragsdatenverarbeitung) und müssen mit diesem Unternehmen einen AV-Vertrag (alte Bezeichnung ADV-Vertrag) abschließen.

Welche Dienstleistungen zählen zur Auftragsverarbeitung?​

Einige praktische Beispiele von Auftragsverarbeitung:

Die Beauftragung mit fachlichen Dienstleistungen anderer Art, d. h., mit Dienstleistungen, bei denen nicht die Datenverarbeitung im Vordergrund steht bzw. bei denen die Datenverarbeitung nicht zumindest einen wichtigen (Kern-)Bestandteil ausmacht, stellt keine Auftragsverarbeitung im datenschutzrechtlichen Sinne dar.

Nach der DSGVO ist das elektronische Format zum Abschluss eines AVV ausreichend. Dies genügt dem europäischen Gesetzgeber, die nach der DSGVO geforderte Transparenz- und Rechenschaftspflicht zu erfüllen.

Wie der Begriff des „elektronischen Formats“ konkret auszulegen ist, wird in der Praxis derzeit unterschiedlich bewertet, da diesbezüglich noch keine höchstrichterliche Rechtsprechung existiert.

Sicher ist jedoch, dass die gewählte Form die Authentizität des Dokuments belegen muss.

Authentizität bedeutet dabei, dass einem signierten Dokument eindeutig die Person zugeordnet werden kann, die das Dokument schriftlich unterzeichnet und in PDF-Form zugestellt / zur Verfügung gestellt oder eine qualifizierte elektronische Signatur erstellt hat.

In der Praxis wird der Auftragsverarbeitungsvertrag unter Verzicht auf die Textform mittlerweile oftmals direkt auf der Website des Anbieters elektronisch durch eine entsprechende Bestätigung per Mausklick geschlossen. Im Anschluss daran kann der Vertragspartner den abgeschlossenen Vertrag dann entweder selbst herunterladen oder er wird ihm per Mail zugesendet.

Neben ihren praktischen Vorzügen ist diese Lösung derzeit auch rechtlich vertretbar. Denn nach Erwägungsgrund 58 Satz 2 zur DGSVO reicht es für die Einhaltung der „elektronischen Form“ aus, dass Informationen auf einer Webseite zur Verfügung gestellt werden. Obwohl dieser Erwägungsgrund nicht den Begriff des „elektronischen Formats“ verwendet, sondern von einer „elektronischen Form“ spricht, sind die Begriffe vor dem Hintergrund des Gesamtregelungsgefüges der DSGVO einheitlich auszulegen.