Digitale Archivierung – oder doch lieber analoge Aufbewahrung?

Digitale Archivierung – oder doch lieber analoge Aufbewahrung?

Wer kennt es nicht? Papierdokumente wie Rechnungen, Verträge und Belege flattern regelmäßig ins Haus und müssen aufbewahrt werden. Im besten Fall erfolgt die Archivierung durch Abheften und Sortieren in Aktenordnern. Im schlechtesten Fall landen die Dokumente einfach im Schuhkarton. Über die Jahre sammelt sich so einiges an Papier an. Regale im Keller oder Arbeitszimmer füllen sich.

Aber gedruckte Dokumente sind ja noch nicht alles. Einige Unternehmen senden Rechnungen, Vertragsänderungen etc. per E-Mail zu oder stellen diese ihren Kunden in einem Portal bereit. Was nun? Ausdrucken und abheften? Im Portal oder im E-Mail-Posteingang „liegen“ lassen? Oder ein zweites Archiv digital aufbauen?

Die unterschiedlichen Kommunikationskanäle machen es den Benutzern bei einer einheitlichen Langzeitarchivierung nicht einfach.

Das Genie beherrscht das Chaos!
Und was machen die anderen?

Das Genie beherrscht das Chaos! Und was machen die anderen?

Die herkömmliche Art der Aktenverwaltung kostet Zeit und Geld. Wer türmende Papierberge verhindern will, sortiert seine zugestellten Dokumente sorgfältig in Ordnern. Die Systematik des Ablagesystems ist dabei sehr individuell. Diejenigen, die alles strukturiert und immer im Zugriff haben wollen, drucken dann auch noch die Dokumente und Verträge aus, die sie per E-Mail erhalten oder in Portalen zugestellt bekommen. Schnell ist der Sammelordner gefüllt und ein neuer muss her. Damit benötigt die Archivierung viel Platz und natürliche Ressourcen werden unnötig beansprucht.

Heute, im Zeitalter der Digitalisierung, sollten und können diese Probleme der Vergangenheit angehören. Wie wäre ein ressourcenschonendes Archiv, das keinen Platz verschlingt? Kein Dokument verschwindet mehr aufgrund falscher Ablage? Bevor Sie jetzt denken, prima, habe ich doch schon längst durch meinen E-Mail Provider. Nicht ganz, häufig erhalten Sie per E-Mail nur ein Link zu einem Dokument oder Portal, da die E-Mail kein sicherer Kommunikationskanal für rechtlich bindende Dokumente ist. Damit archivieren Sie also nicht das Dokument an sich, sondern nur einen Pfad. Was ist, wenn aus unterschiedlichen Gründen Sie keinen Zugriff mehr auf den Pfad und somit das Dokument haben?

Daher muss eine andere Lösung her – die digitale Archivierung über einen Cloud Speicher oder ein Datenträger bei Ihnen zu Hause. Auch hier gibt es diverse Vor- und Nachteile für beide Lösungen. Wenn man nicht IT-affin ist, wird man sich mit einer professionellen Lösung zu Hause – wir sprechen jetzt nicht über eine Archivierung mittels USB-Stick – nicht so anfreunden können. Leichter tun Sie sich da mit einer Online-Lösung.

Klasse, wenn der digitale Briefkasten auch archivieren kann

Das Thema Archivierung an sich kann schon sehr komplex sein. Damit wir Ihnen die digitale Archivierung so einfach wie möglich machen, haben wir bereits ein Archiv in den bitkasten integriert. Für uns war dies eine logische Folge. Wenn Briefpost elektronisch in einem digitalen Briefkasten empfangen wird, dann sollte diese auch direkt archiviert werden können – ganz, ohne den Briefkasten zu verlassen.

Die Kombination bitkasten und das integrierte Archiv bieten noch viel mehr Vorteile. Wir speichern Daten ausschließlich in unserem sicheren Langzeitarchiv. Wir stellen dabei sicher, dass nur der jeweilige Nutzer Zugriff hat. Sie können Dokumente vom Desktop oder Smartphone aus abrufen – und das orts- und zeitunabhängig. Es können eigene Orderstrukturen angelegt und digital empfangene Dokumente einfach und bequem abgelegt werden. Selbst eingescannte Dokumente können einfach in das Archiv hochgeladen werden. Damit haben Sie ein mobiles zentrales Archiv für all Ihre Dokumente.

Jetzt wird’s nur ein klein wenig technisch –
Technologie hinter dem bitkasten Archiv

Jetzt wird’s nur ein klein wenig technisch – Technologie hinter dem bitkasten Archiv

Im Zuge der Digitalisierung ist es zunehmend wichtig, die Lesbarkeit, Verfügbarkeit sowie Echtheit und Unversehrtheit elektronischer Dokumente und Daten gewährleisten zu können. Anders als Dokumente in Papierform, besitzen elektronische Dokumente keine körperlichen Merkmale, anhand derer die Unversehrtheit und Echtheit nachgewiesen werden kann. Das Ziel und die Herausforderung der rechtssicheren Ablage elektronischer Dokumente ist es, sowohl die digitalen Inhalte, als auch deren Metainformationen für mehrere Jahrzehnte zu gewährleisten.

Das bitkasten Archiv basiert auf der technischen Richtlinie für die sogenannte beweiswerterhaltende Langzeitaufbewahrung kryptografisch signierter Dokumente, der TR-03125 vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Diese technische Richtlinie wurde vom BSI entwickelt, um die Lesbar- und Verfügbarkeit elektronisch signierter Daten und Dokumente über lange Zeiträume zu realisieren.

Wenn nicht jetzt, wann dann – der Start in die digitale Archivierung

Wenn nicht jetzt, wann dann –
der Start in die digitale Archivierung

Veränderungen erfreuen sich keiner großen Beliebtheit und sind zunächst arbeitsaufwändig. Dies trifft auch auf den Aufbau eines digitalen Langzeitarchivs zu. Aber der Aufwand lohnt sich, denn am Ende erleichtert es den Alltag. Mit dem bitkasten unterstützen wir Sie dabei. Wenn mehr und mehr Versender den digitalen Briefkasten nutzen und Ihnen die Dokumente bereits digital zustellen, dann ist das nicht nur gut für die Umwelt, sondern erleichtert Ihnen auch den Alltag. Denn der oftmals aufwendige Schritt der Digitalisierung von Dokumenten, aufgrund fehlenden Equipments, entfällt.

Autor: Iris Hagemann, Leiterin Business Development

Sie finden der digitale Briefkasten mit der digitalen Archivierung bietet Mehrwert für Ihre Mitarbeiter & Kunden? Kontaktieren Sie uns oder informieren Sie sich über die weiteren Vorteile des bitkasten auf unserer Webseite.

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