Kennen Sie den Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Signatur? Nein? Wir klären auf.

Die Begriffe „elektronische Signatur“ und „digitale Signatur“ werden oftmals gleichbedeutend verwendet, jedoch unterscheiden sie sich maßgeblich voneinander.  
Elektronische Signatur vs. Digitale Signatur

Definition

Elektronische Signatur

Eine elektronische Signatur ist das Äquivalent zur digitalisierten handschriftlichen Unterschrift. Diese dient dazu, Inhalte in einem Dokument oder Bestimmungen zu bestätigen. Im Vergleich zur digitalen Signatur ist die elektronische Signatur einfacher zu bewerkstelligen, im Prinzip ist sie die schwächste Form einer digitalen Signatur.

Der Begriff ist im Signaturgesetz (SigG) definiert und basiert auf der Definition der Europäischen Richtlinie für elektronische Signaturen. In der eIDAS-Verordnung wird bei elektronischen Unterschriften wie folgt differenziert:

Digitale Signatur

Es handelt sich hier um einen technischen Begriff. Der Kern einer digitalen Signatur ist der sogenannte verschlüsselte Hashwert. Durch die erneute Erstellung des Hashwertes und dessen Vergleich gegen den ursprünglichen Hashwert, kann die Integrität von signierten Daten ermittelt werden. Veränderungen an den Daten bzw. dem Dokument nach der Signaturerstellung können genau nachvollzogen werden. Eine digitale Signatur enthält Informationen darüber, wer ein Dokument unterzeichnet hat und wie das Dokument zum Zeitpunkt der Unterzeichnung aussah.

Als Ergebnis stellt die digitale Signatur folgendes sicher:

Herkunft

Wer hat die Signatur hinzugefügt

Zeitpunkt

Wann wurde das Dokument signiert

Integrität

Das Dokument wurde nicht geändert. Dazu gehören auch die Herkunft und der Zeitpunkt.

Anerkennung

Der Absender kann nicht leugnen, es digital unterschrieben zu haben.

Elektronische Signaturen – ein „Must have“ für Unternehmen

Elektronische Signaturen gelten als Turbo für die Einführung von digitalen Geschäftsmodellen und die Förderung digitaler Geschäftspotenziale. Verträge, Beauftragungen, Genehmigungen oder Vereinbarungen, die sonst händisch unterschrieben werden mussten, können mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) rechtsverbindlich und sicher signiert werden.

Für völlig formlose Vereinbarungen reicht sogar eine einfache elektronische Signatur (SES). Die eIDAS-Verordnung schafft dafür einen berechenbaren Rechtsrahmen für die Verwendung von elektronischen Signaturen und bildet die Basis für eine sichere digitale Geschäftskommunikation.

Die passende Lösung finden

Die meisten Signaturlösungen auf dem Markt beschränken sich oftmals auf eine oder zwei Signaturvarianten, was die Einsetzbarkeit in Unternehmen von Beginn an einschränkt. Wir bieten Ihnen eine Signaturlösung, die alle Signaturvarianten unterstützt.

Unsere Signaturlösung kann somit für alle internen und externen Signaturprozesse in Unternehmen eingesetzt werden. Welche Signaturvariante für welchen Geschäftsprozess des Unternehmens zu verwenden ist, muss vorher definiert werden. Damit Sie sich einen Überblick verschaffen können stellen wir Ihnen nun die einzelnen Signaturvarianten vor.

Elektronische Signatur | Stufen der Verbindlichkeit & Häufigkeit der Anwendung

Einfache elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur (engl. Standard Electronic Signature) erfüllt keine besonderen Anforderungen. Es können damit Dokumente ohne jegliche Identitätsprüfung oder Zustimmung elektronisch unterschrieben werden. Die einfache Variante der Signatur ist einfach zu erstellen und kann ebenso einfach in die internen Prozesse eingebunden werden. Allerdings hat sie nicht denselben Wert wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Blatt Papier, da sie sich leicht fälschen lässt. Vor Gericht wäre die Beweiskraft daher sehr gering.

Prozess

Es handelt sich bereits um eine einfache elektronische Signatur (SES), wenn Sie Ihren Vor- und Zunamen sowie Firmennamen und Anschrift unter Ihre E-Mail setzen. Ebenso wird eine eingescannte handschriftliche Unterschrift, die als Bild in ein PDF-Dokument eingefügt werden kann, als einfache elektronische Signatur (SES) bezeichnet. Für den Einsatz einer einfachen elektronischen Signatur bedarf es keine Verschlüsselungstechniken oder Nutzung von Zertifikaten.

Wird in der Praxis verwendet für

Gemäß § 127 BGB kann die einfache elektronische Signatur für formfreie Vereinbarungen verwendet werden.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Im Vergleich zur einfachen elektronischen Signatur wird bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (engl. Advanced Electronic Signature) jeder Unterschrift ein elektronisches Zertifikat mit hinzugefügt. Um diese Variante der Signatur verwenden zu können, benötigt man eine dafür geeignete Software, in der Dokumente unterschrieben werden können. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) ist kostengünstig und für viele Zwecke ausreichend.

Im Rahmen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird der Unterzeichner eindeutig mit der Signatur verknüpft und eine nachträgliche Veränderung der unterzeichneten Dokumente kann erkannt werden. Damit ergibt sich eine höhere rechtliche Verbindlichkeit.

Prozess

Im Hintergrund wird mithilfe eines Algorithmus ein Signaturschlüssel und ein Prüfschlüssel erstellt. Der Empfänger des signierten Dokuments erhält zusätzlich zum Dokument den Prüfschlüssel. Wenn das Dokument geöffnet werden kann, ist sichergestellt, dass die Nachricht nicht nachträglich verfälscht wurde und dass die Unterschrift tatsächlich vom Absender ist.

Qualifizierte elektronische Signatur

Es handelt sich hier um die sicherste Signatur und ist der handschriftlichen Unterschrift in Sachen Beweiskraft gleichgestellt (gem. § 126 BGB). Der Unterschreiber kann damit Dokumente mit den höchsten Sicherheitsgarantien signieren. Die Sicherheitsgarantien sind EU-weit anerkannt und rechtsgültig.

Die qualifizierte elektronische Signatur (engl. Qualified Electronic Signature) muss folgende Anforderungen erfüllen:

  • Sie muss auf einem qualifizierten Zertifikat beruhen, welches von einem Zertifizierungsdiensteanbieter ausgestellt wurde.
  • Der Zertifizierungsdienstleister, wie zum Beispiel die D-Trust oder A-Trust, muss die Anforderungen des Signaturgesetzes (§ 2 Nr. 3 Signaturgesetz) erfüllen.
  • Die Signatur muss mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit* erzeugt sein.

*Hardware-Sicherheitsmodul für die Speicherung und Anwendung des Signaturschlüssels

Die Implementierung einer qualifizierten Signatur (QES) ist im Vergleich zur fortgeschrittenen Signatur (AES) zwar aufwändiger und kostenintensiver, erlaubt jedoch durch das Zertifikat und den jederzeit online abrufbaren öffentlichen Schlüssel eine sichere Identifizierung des Unterschreibers. Zudem ermöglicht sie die langfristige Fälschungssicherheit von unterzeichneten Dokumenten durch kryptografische Verfahren.

Prozess

Prozess Qualifizierte elektronische Signatur

Dem Unterschreibenden wird ein privater Signaturschlüssel zugeordnet, der eine kryptografische Verschlüsselung aufweist. Dieser Schlüssel kann nur mit dem eindeutig dazu passenden öffentlichen Signaturschlüssel gelesen werden. Der Zertifizierungsdienstleister verbindet beide Signaturschlüssel miteinander, um den Unterschreiber eindeutig zu identifizieren.

Wird in der Praxis verwendet für

Fazit

Elektronische Signaturen sind die Basis für eine sichere und rechtsverbindliche Geschäftskommunikation mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Partnerunternehmen und ein zentraler Baustein der digitalen Transformation. Verträge, Formulare, Genehmigungen und Vereinbarungen können durch den Einsatz von elektronischen Signaturen in End-to-End digitale Workflows integriert werden.

Mithilfe der :::bitkasten Signatur können Sie alle internen und externen Signaturprozesse im Haus binnen kurzer Zeit digitalisieren und von den Vorteilen von Beginn an profitieren. Es wird kein Papier mehr von A nach B geschickt, wodurch Sie Papier- und Platzressourcen einsparen können. Das spart Zeit und Geld. Und vor allem – Aktenstapel und Aktenschrank ade!

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Neugierig geworden?

Kontaktieren Sie uns.

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Kontaktieren Sie uns.

Die :::output.ag gibt mit dieser Pressemitteilung einen Wechsel an der Spitze bekannt.

Zum 1. April 2021 übernimmt Christian Gericke (49) den Vorsitz des Vorstandes der :::output.ag.

Er löst damit planmäßig den langjährigen Gründer, Aktionär und Vorstandsvorsitzenden Peter Vorgel ab, der am 31.3.2021 sein Amt niederlegt. Peter Vorgel wird der Gesellschaft auch in Zukunft noch beratend zur Seite stehen.

Christian Gericke ist ein vielseitiger und versierter Manager und ein alter Bekannter in der Output- und Dokumenten-Management Branche. Der designierte CEO ist seit mehr als 20 Jahren in diversen Vertriebs- und Führungspositionen in der IT-Branche beschäftigt, darunter unter anderem bei HP, Xerox, Macro 4 und Acrolinx.

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Wussten Sie, dass Sie über 9.000 Euro Kosten im Jahr produzieren und rund 190 kg COdurch Druck und Zustellung, wenn Sie Ihren 800 Mitarbeitern Ihre Gehaltsabrechnung monatlich senden? Und die 2.000 Rechnungen pro Monat an Ihre Kunden kosten Sie über 17.000 Euro und weitere 480 kg CO2 im Jahr.

Wir stellen immer wieder fest, dass Maßnahmen zur Vermeidung von Emissionen für Briefversand nicht in den Nachhaltigkeitsprogrammen von Unternehmen verankert sind. Da Unternehmen Ihre Ausgangspost – zurecht – nicht per Mail zustellen wollen, ist für fast alle Firmen der analoge Postversand gelebte Praxis. Aber auch die internen Prozesskosten und Umweltbelastung durch Rücksendungen, Verarbeitung von Eingangspost und Datenerfassung bei Änderungen/ Rückmeldungen sind enorm.

Der Einsparrechner der :::output.ag ist ein Portorechner & CO2 Rechner und gibt Anhaltspunkte des Einsparpotentials bei dem Einsatz des :::bitkasten.  

Wussten Sie, dass Sie über 9.000 Euro Kosten im Jahr produzieren und rund 190 kg CO2 durch Druck und Zustellung, wenn Sie Ihren 800 Mitarbeitern Ihre Gehaltsabrechnung monatlich senden? Und die 2.000 Rechnungen pro Monat an Ihre Kunden kosten Sie über 17.000 Euro und weitere 480 kg CO2 im Jahr.

Wir stellen immer wieder fest, dass Maßnahmen zur Vermeidung von Emissionen für Briefversand nicht in den Nachhaltigkeitsprogrammen von Unternehmen verankert sind. Da Unternehmen Ihre Ausgangspost – zurecht – nicht per Mail zustellen wollen, ist für fast alle Firmen der analoge Postversand gelebte Praxis. Aber auch die internen Prozesskosten und Umweltbelastung durch Rücksendungen, Verarbeitung von Eingangspost und Datenerfassung bei Änderungen/ Rückmeldungen sind enorm.

Der Einsparrechner der :::output.ag ist ein Portorechner & CO2 Rechner und gibt Anhaltspunkte des Einsparpotentials bei dem Einsatz des :::bitkasten.  

Durch die Angabe Ihrer monatlichen Briefsendungen an z. B. Kunden oder Mitarbeiter, können Sie leicht Ihre aktuellen Portokosten und die damit verbundene CO2 Belastung ermitteln.

Bei der Kalkulation gehen wir von einem Standardbrief bis 20g mit max. 3 Blättern Papier aus. Alle genannten Werte sind natürlich nur Orientierungswerte. Im Rahmen Ihrer Maßnahmen zur Nachhaltigkeit können Sie Ihren aktuellen CO2-Fußabdruck einschätzen, sowie die Vermeidung von Emissionen bei Einsatz des :::bitkasten.

Ihr individuelles Einsparpotential unter Berücksichtigung Ihres tatsächlichen Aufkommens (Menge / Mix Standardbrief, Kompaktbrief, Großbrief) und der Kosten (Papier, Druck, Porto, etc.) ermitteln wir gern mit Ihnen.

Bei den Berechnungen gehen wir davon aus, dass 70% der Postempfänger den :::bitkasten nutzen und darüber Ihre Post digital abrufen und archivieren.

Sie können aber noch mehr für die Umwelt und das Budget tun.

Ersparen Sie doch Ihren Mitarbeitern das persönliche Porto, wenn sie ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu Ihnen senden müssen. Oder digitalisieren Sie Ihre internen und externen Unterschriftenprozesse mit der :::bitkasten Signatur.

Lassen Sie sich Angaben von Ihren Kunden sicher und schneller im :::bitkasten übermitteln. (Zählerstände, persönliche Angaben, Einverständniserklärungen, Adressänderungen, etc).

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  • Dialogfähige digitale Dokumente
  • Rechtsverbindliche digitale Kundenkommunikation
Grundsätzliches

Ob über ein Portal, ein Postfach oder per Mail – digitale Zustellung wird meistens nicht so genutzt, wie es aus Umwelt- und Kostengründen sinnvoll und auch möglich wäre.

In unseren Projekten haben wir wesentliche Voraussetzungen für die erfolgreiche Einführung digitaler Postzustellung und deren Akzeptanz ausgemacht.

Ein elektronischer Briefkasten muss von möglichst vielen Versendern genutzt werden – reine 1:1 Portale (jeder Versender hat sein eigenes Portal) finden keine Akzeptanz

So wie der „analoge“ Briefkasten von allen Versendern als Zieladresse für die Post genutzt wird, möchte der Kunde dies auch im digitalen Umfeld haben. Wir können uns nicht vorstellen, dass sich der Empfänger für die Post eines jeden Versenders einen separaten Briefkasten an die Wand schraubt. Genau dies ist aber das Angebot der bisherigen Lösungen.

Die Akzeptanz solcher Lösungen ist minimal (2% bis 10% Abholquote), die wirtschaftlichen Ziele (Produktions- und Portokosteneinsparung) werden nicht erreicht.

Wichtig: Die Nutzung eines „gemeinsamen“ elektronischen Briefkasten mit anderen Versendern (z.B. Energieversorger, Government, Bank oder auch Arbeitgeber des Kunden) bedeutet ja keinen Verzicht auf ein eigenes Portal als eCommerce Chance. Der :::bitkasten kann als Subprozess eingebunden werden.

Digital erhaltene Dokumente müssen für den Empfänger einfach und sicher für einen langen Zeitraum (lebenslang) archiviert werden können

Dabei „muss“ das Archiv in der Hoheit des Empfängers sein. Nur so ist sichergestellt, dass alle Dokumente auch vollständig erhalten bleiben (z.B. nach einem Wechsel der Versicherung, des Energieversorgers oder des Arbeitgebers). Kein Nutzer würde seinen heutigen Aktenschrank mit all seinen wichtigen Dokumenten in die Obhut eines „Versenders“ geben.

Ein zugestelltes Dokument muss „dialogfähig“ sein

Um den Nutzer sinnvoll in eCommerce Workflows einzubinden, müssen die in den :::bitkasten eingestellten Dokumente dialogfähig sein. Dadurch kann auf ein Anschreiben sofort reagiert werden, eine Unterschrift direkt geleistet werden. Auch der direkte Link aus dem elektronischen Briefkasten auf das eigene eCommerce Portal ist durchführbar.

Nur so ist es möglich, Prozesse schnell und aufwandsarm neu zu gestalten.

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Der gesamte Prozess „muss“ vom Kunden (Empfänger) aus designed werden

Um für ihn eine deutliche Serviceverbesserung und -erleichterung zu erreichen, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

  • Die Nutzung dieser Services muss Geräte- und Zeitunabhängig möglich sein
  • Zugriff kann über einen Webclient, ein Smartphone oder ein Tablet erfolgen
  • Der Zugang muss einfach und sicher sein (z.B. über Personalausweis und 2F Authentifizierung)
  • Das Onboarding ist sehr einfach

Um es klar zu sagen, der gewünschte Erfolg erfordert neues Denken.

Unsere Vision ist, all diese Vorgänge in eine digitale und ökologische Umgebung zu überführen, ohne die bestehenden und bekannten Sinneseindrücke, die Erinnerungen an bisherige Erfahrungen zu vernachlässigen

 

Das heißt – Digitalisierung auf Basis bewährter Prozesse !

Gastbeitrag: Peter Vorgel, CEO :::tsm

 
 
  • Kundenzufriedenheit einfach steigern.
  • Kundenbindung durch direkte Kommunikation.
  • Kundenzufriedenheit steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.

Wir Menschen von heute kommunizieren ganz anders als vor, sagen wir mal 10 Jahren. Es gibt zig verschiedene Kommunikationskanäle, über die wir mit Unternehmen in Kontakt treten können und auch möchten. Unsere Erwartungshaltung als Kunde ist – egal für welchen Kommunikationskanal wir uns letztendlich entscheiden – wir erwarten auf jedem Kanal als Individuum wahrgenommen zu werden und ein ausgewogenes, digitales Angebot nutzen zu können.

Erfahren Sie unserem Blogbeitrag, wie Sie Ihre Customer Journey mit einfachen Mitteln optimieren können.

Alt vs. Neu

Das klassische Kundenportal, welches viele Unternehmen heute noch vor sich hertreiben, wird von vielen Kunden als starr und wenig nützlich empfunden. Eine Weiterentwicklung eines solch ungern genutzten Mediums ist unserer Meinung nach nicht zielführend. Verloren gegangene Akzeptanz kann man nur schwer wiederherstellen. Ebenso ergeht es der analogen Kundenpost. Wer von Euch liest sich noch ein Angebotsschreiben seiner Bank durch? Mal ehrlich, das landet meist ungelesen im Mülleimer.

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Auf Augenhöhe kommunizieren

Kunden bevorzugen digitale Kommunikationskanäle, wie zum Beispiel Messenger, Chat, Social Media, um darüber schnelle und individuelle Antworten und Lösungen zu erhalten. Zudem möchten sie die Möglichkeit haben, jederzeit proaktiv mit dem Unternehmen in Kontakt treten zu können.

Folgt allerdings ein Vertragsabschluss scheitern die meisten Unternehmen an der digitalen Bereitstellung des Vertrags inklusive der Möglichkeit, diesen digital und rechtsverbindlich unterschreiben zu können. Oftmals wird der Vertrag analog gedruckt und dem Kunden auf dem Postweg zugestellt. Ein Medienbruch, den viele Kunden nur schwer „verzeihen“. Doch wie bringt man hier analog und digital zusammen?

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Der :::bitkasten als Bestandteil des digitalen Kundendialogs

Wir haben eine Lösung für die „Echtzeitkommunikation via Briefpost“ – der digitale Briefkasten, der smarte Weg zu Ihren Kunden. Dieser ermöglicht es Ihnen, den bisher analog versandten Vertrag digital für Ihren Kunden in Echtzeit bereitzustellen. Im :::bitkasten selbst kann der Kunde den Vertrag mithilfe der :::bitkasten Signatur rechtsverbindlich unterschreiben und digital zurückzusenden. Binnen weniger Minuten haben Sie den Vertragsabschluss abgewickelt, für den Sie vorher Tage, wenn nicht Wochen gebraucht hätten.

Sie können Ihren Kunden nicht nur Dokumente oder Verträge im :::bitkasten bereitstellen, sondern mithilfe von Individuellen Services, Funktionen und Informationen das Customer Journey optimieren.

Anwendungsbeispiele

Chatfunktion

Über eine integrierte Chatfunktion können Ihre Kunden schnell und einfach Kontakt aufnehmen. Fragen zu Angeboten, Produkten oder bestehenden Verträgen können in Echtzeit beantwortet werden.

Benachrichtigungsfunktion


Kunden möchten proaktiv kommunizieren, aber zugleich auch jederzeit über Aktionen und Angebote informiert werden. Über eine Benachrichtigungsfunktion im :::bitkasten kann dies umgesetzt werden. Zugleich ist es möglich Vertragsunterlagen zu diesen Aktionen und Angeboten im :::bitkasten bereitzustellen.

 

Kundenumfragen und Bewertungen


Sie möchten wissen, wie Ihre Kunden „ticken“ und wie sie Ihre Produkte, Services oder Dienstleistungen bewerten? Solche Kundenumfragen oder Bewertungen Können Sie  mithilfe des :::bitkasten vollständig digital abwickeln. Der Kunde kann im :::bitkasten das von Ihnen bereitgestellte Umfrageformular ausfüllen und digital übermitteln.

Wie Sie sehen, ist mit dem :::bitkasten so viel möglich und ist auf Ihre Anforderungen als auch die Ihrer Kunden individuell einsetzbar. Kontaktieren Sie uns und gestalten Sie Ihren :::bitkasten Angebot, das all Ihre Anforderungen und die Wünsche Ihrer Kunden erfüllt.

Autor: Melanie Göbel, Leiterin Strategieprojekte und Innovationsmanagerin der :::output.ag

 
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SIE HABEN FRAGEN? WIR HELFEN IHNEN GERNE!

Kostenlose Beratung

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SIE HABEN FRAGEN? WIR HELFEN IHNEN GERNE!

Kostenlose Beratung

  • Digitalisierung ist keine Option mehr.
  • Die Digitalisierung verändert die Welt.
  • Nutzeranforderungen sind die Regeln.

Wenn man heute mit Unternehmern und Topmanagern spricht, dann sind viele genervt über die Ansprache zur „Digitalisierung“. Das können wir verstehen, weil dabei immer, möglichst radikal, neue Geschäftsmodelle, quasi die „Neuerfindung“ des bestehenden Unternehmens gefordert wird.

Aber – geht es nicht einfach darum, mit neuen, gern auch digitalen Werkzeugen, die seit langem bekannten Anforderungen unserer Zielgruppen, also z.B. Kunden, Interessenten, oder auch Mitarbeitern, besser zu erfüllen? Betrachten wir doch lieber gemeinsam die heute noch funktionierenden Prozesse – und versuchen diese mit digitalen Hilfsmitteln nutzerfreundlich zu gestalten.

Lassen Sie mich es anhand einiger Beispiele erklären:

Verträge werden heute noch „analog“ erstellt, versandt und der dann wiederum analoge Rücklauf wird gescannt und abgelegt. Sehr viel manueller Aufwand, nicht mehr verlässliche Postlaufzeiten und hohe Kosten kennzeichnen diesen Prozess. Mit den heute als Standard verfügbaren digitalen Dienstleistungen können Sie in kurzer Zeit diesen Prozess rechtsverbindlich und kostengünstig realisieren – und Ihre Vertragspartner freuen sich über den schnellen Service.

Aber auch die Zusendung von Informationen, von Angeboten oder sonstigen Dokumenten, heute meistens auf postalischen Weg, ist teuer und unzuverlässig. Wäre es nicht genial, diesen Prozess digital anzubieten? Und zwar nicht nach Recherche der, vielleicht aktuellen E-Mail-Adresse, in ein E-Mail-Postfach, dass mittlerweile mehr Spam erhält als relevante Informationen. Nein – Sie senden digital an die „seriöse“ Postadresse, bekommen den Erhalt bestätigt, und der Angeschriebene kann sogar durch einen einfachen Click auf seinem Smartphone reagieren. Diese Technologie und die Fähigkeit, digital zu senden und zu empfangen ermöglichen zuverlässige und organisationsübergreifende Arbeitsabläufe, geringere Verwaltungskosten und bessere Rechtverbindlichkeit.

Die Digitalisierung der Welt verändert die Aktivitäten des Markt- und Kundenmanagements. Die Kunden bestimmen inzwischen die Kommunikationsspielregeln bei den Anbietern. Die Digitale Transformation ist keine neue IT-Technologie, Treiber der digitalen Transformation sind die Nutzer.

Die Unternehmen müssen lernen, die digitalen Werkzeuge den Anforderungen und Wünschen der Nutzer anzupassen, und nicht wie in der Vergangenheit darauf zu hoffen, dass sich die Nutzer auf die Anbieteroptionen einlassen.

Autor: Peter Vorgel, Vorsitzender des Vorstandes der :::output.ag

 

Neugierig geworden?

Sie möchten mehr über die Möglichkeiten der Digitalisierung Ihrer Prozesse und Einsetzbarkeit der Lösungen in Ihrem Unternehmen erfahren? Dann vereinbaren Sie gleich ein unverbindliches Beratungsgespräch mit einem unserer Experten.

  • Digitaler Postversand und -empfang statt analoge Wartezeiten?
  • Medienbruchfreie digitale Postkommunikation.
  • Rechtssichere elektronische Dokumentenaustausch.

Die Deutsche Post erneuert Ihre Zustellzeiten für Privathaushalte – Statt sechs Tage die Woche will die Deutsche Post künftig nur noch an 5 Tagen ausliefern. Die Zustellung an Firmenpost bleibt allerdings erhalten.

Ob das jedoch auch in dem Sinne der Privatempfänger ist?

Müssen wir uns nun sorgen ob die Deadlines für bestimmte Rechnungen oder wichtige Dokumente eingehalten werden?

Post 24/7 versenden und erhalten – wie geht das?

Bei der Nutzung von der :::bitkasten Plattform-Lösung können Unternehmen, Behörden und Privatpersonen Briefe digital an den gewünschten Empfänger zusenden. Somit können Empfänger / :::bitkasten Nutzer Ihre Briefe in Echtzeit erhalten, lesen und ggf. beantworten.

Die Zustellung erfolgt anhand der Postanschrift – genauso wie beim analogen Briefversand. Alle Briefe landen in einem digitalen Briefkasten, auch Bürgerbriefkasten genannt. Für diese digitale Zustellung ist keine E-Mail-Adresse oder Nachsenderantrag notwendig, denn der Versand der Dokumente erfolgt auch digital. Das heißt, rechtsverbindlicher digitaler Dokumenten-Austausch ohne Medienbruch. Damit die 100% Zustellung gewährleistet ist, bietet die :::bitkasten Plattform eine Hybrid Lösung an, damit werden alle nicht rechtzeitig gelesene Briefe automatisch gedruckt und analog versendet.

Wer diese Vorhaltezeit entscheidet, sind die Versender. Versender können für jede Dokumentenart personalisierte Vorhaltezeitraum, je nach Wichtigkeit des Empfangszeit, versehen.

Genauso können :::bitkasten Nutzer selbst darüber entscheiden von welchem Unternehmen oder Behörde, Post über den :::bitkasten erhalten und in ihrem persönlichen digitalen :::bitkasten Archiv ablegen.

Der :::bitkasten ist allerding mehr als „nur“ einer digitalen Briefkasten in dem alle Versender Ihre Briefe schicken können. Zu den Zusatzmodule gehören verschiedene Features wie z.B. rechtsverbindliche digitale Signatur, Antragstellungen, persönliches lebenslanges Archiv usw.

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten bei der Nutzung des :::bitkasten.

Neugierig geworden?

Sie möchten mehr über unseren :::bitkasten erfahren oder haben Fragen zur Einsetzbarkeit in Ihrem Unternehmen? Dann vereinbaren Sie gleich ein unverbindliches Beratungsgespräch mit einem unserer Vertriebsspezialisten.

  • Rechtsverbindliche Geschäftsprozesse.
  • Nahtloser Mitarbeiterkommunikation.
  • Medienbruchfreie Kundenkommunikation.

Unternehmen und Behörden bedienen sich bei der Gestaltung ihrer internen Geschäftsprozesse der Hilfsmittel von Workflow- und Collaboration-Systeme von SAP und Microsoft um durch eine Vereinfachung der Kommunikation Kosten- und Wettbewerbsvorteile zu erlangen.

Mit der :::bitkasten Lösung wird die Rechtsverbindlichkeit der digitalen Vertragsprozesse sorgenlos sichergestellt.

Arbeitsverträge, Finanzierungsverträge, Rechnungen, Geschäftsbriefe und sonstige Korrespondenzen, bei denen sich die Empfänger außerhalb des Unternehmens befinden, werden ebenfalls elektronisch erstellt. Aber um die Rechtsverbindlichkeit dieser Dokumente herzustellen, werden sie ausgedruckt, mit der Hand unterschrieben und per Briefpost an Empfänger außerhalb des Unternehmens zur Gegenzeichnung versendet. Das gegengezeichnete Dokument wird nach Erhalt in der Poststelle eingescannt und kann dann erst anschließend wieder digital weiterverarbeitet werden.

Eine wesentliche Vereinfachung wäre es daher, die Funktionalität einer Unterschrift für elektronische Daten, die digitale Zustellung (ohne Email, da nicht vertrauenswürdig!) an Empfänger außerhalb des Unternehmens, die Rücksendung und die rechtssichere Ablage für Dokumente beim Vertragspartner zu realisieren. Aber – wie soll das gehen?

Der Lösungsansatz für all das ist :::bitkasten. Mit direkter Koppelung an die dem Dokumentenversand vorgelagerten Systeme und der zur Weiterverarbeitung der unterzeichneten Dokumente notwendigen Lösungen innerhalb des Unternehmens. Damit werden Geschäftsprozesse mit Bürgern, Kunden, Mitarbeitern und allen externen Personen beschleunigt und rechtssicher.

Wir beraten Sie gerne!

Sie möchten mehr über unseren :::bitkasten erfahren oder haben Fragen zur Einsetzbarkeit in Ihrem Unternehmen? Dann vereinbaren Sie gleich ein unverbindliches Beratungsgespräch mit einem unserer Vertriebsspezialisten.

  • Rechtsverbindliche Vertragsabschlüsse.
  • Papierloser Dokumentenversand.
  • Medienbruchfreie Kundenkommuniaktion.
  • Hohe Abholquote.
  • Optimierte Customer Journey.

Die Bedeutung von Kundenportalen wächst seit einigen Jahren stetig. Versicherungsunternehmen investieren in Kundenportale, um Mehrwerte zu bieten und um Kunden stärker an das Unternehmen und seine Produkte zu binden.

Mit dem Anstieg der Bedeutung, steigt aber auch der Anspruch der Kunden an das Kundenportal. Diese erwarten heute einen bequemen und mobilen Zugang rund um die Uhr – zu ihren Daten, Produkten, Beitragsrechnungen und Versicherungsscheinen. Versicherer können Kunden zielgerichtet und personalisiert ansprechen und ihnen neue Angebote im After Sales unterbreiten.

Trotz hoher Investitionen in Kundenportale bleiben die erreichten Ziele oft hinter den Erwartungen zurück.

Ein Kundenportal kann nur dann erfolgreich sein, wenn es von Kunden auch genutzt wird. Durch die hohe Anzahl individueller Kundenportale in den unterschiedlichen Branchen (Versicherungen, Telco, Energieversorger, Handel, … ) sinkt aber die Bereitschaft zur Nutzung bei den Kunden.

Weshalb ist das so?

  • Jedes Kundenportal verwendet einen eigenständigen Anmeldeprozess – zumeist bestehend aus „Username“ und „Password“.
  • Für die Nutzung eines Portals muss der Kunde jedes Mal einen komplizierten Antragsprozess durchlaufen – bis hin zum zeitaufwendigen Post- oder Video
    Ident-Verfahren.
  • Kunden werden ein Portal nicht nutzen, wenn es zu kompliziert ist.
  • Jeder Kunde greift im Durchschnitt auf 10 – 15 Portale zu. Mit der Zeit verliert der Kunde die Übersicht, in welchem Portal welcher Anmeldeprozess (Username/Password) gültig ist.
  • Die Bereitschaft zur Nutzung und z.B. Abholung von Dokumenten (Beitragsrechnungen, Versicherungsscheinen) sinkt – und die Kosten für Druck und Versand steigen wieder an.
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Durch die hohe Anzahl an Online-Portalen sinkt die Bereitschaft zur Abholung der digitalen Post beim Empfänger
Machen Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich: Gesicherter Antrags- und Anmeldeprozess einfach mit dem Personalausweis abwickeln

Über 65 Millionen Bundesbürger und 10 Millionen Personen mit einem Aufenthaltstitel nutzen den elektronischen Personalausweis. Die :::bitkasten Plattform verwendet den Personalausweis für den einfachen Antrags-/ Anmeldeprozess und die direkte Weiterleitung der Kunden in das Portal der am Service beteiligten Unternehmen. Ohne dass sich der Kunde zusätzlich im Kundenportal des Unternehmens authentifizieren muss.

  • :::bitkasten ist ein digitaler Kommunikationsservice (Shared Service Plattform), der Transaktionen und intelligente Kommunikation mit Kunden- und Unternehmensportalen in Echtzeit ermöglicht.
  • Service ist bequem über Mobile App (Android, iOS) oder WebClient nutzbar.
  • Durch einen EINZIGEN Anmeldeprozess können Privatpersonen auf jedes Portal (Versicherung, Telco, Banken, Energieversorger) sicher und bequem zugreifen
    • und werden direkt zu den personalisierten Angeboten des After Sales im Kundenportal des Unternehmens weitergeleitet
    • ohne zusätzliche Authentifizierung
  • Durch die einfache und direkte Durchgriffsmöglichkeit auf alle Kundenportale, wird die Zugriffsrate und Nutzung des eigenen Kundenportals gesteigert!
  • Kunde kann ein im :::bitkasten empfangenes Dokument digital unterzeichnen, in seinem persönlichen eTresor revisionssicher archivieren und zurücksenden. Damit erhalten Versicherungsunternehmen die Vertragsunterschriften – und damit Umsätze – in Echtzeit.
Sollte ein Dokument einmal nicht digital vom Kunden gelesen werden, gewährleistet der Service eine analoge Zustellung des Dokuments per Briefpost. Damit ist eine 100%-ige Zustellung gesichert.
Die Janitos Versicherung AG nutzt den :::bitkasten zu digitalen Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden.

Mit dem :::bitkasten haben wir eine zukunftsfähige Plattform für die Kommunikation mit unseren Kunden, Maklern und Mitarbeitern. Damit reduzieren wir Prozesskosten, vereinfachen Arbeitsabläufe, sparen Portokosten und Unmengen von Papier. Der :::bitkasten spielt aufgrund seiner Möglichkeiten für uns eine zentrale Rolle bei der zukünftigen Ausrichtung als digital führendes und ökologisch nachhaltiges Unternehmen der Versicherungsbranche.

Ulrich Geuss, Vorstandsmitglied
Janitos Versicherung AG

Fazit

  • Zentraler, sicherer und schneller Zugriff für Privatpersonen auf ALLE Kundenportale.
  • Dadurch Steigerung der Zugriffsraten und Abholquoten auf dem EIGENEN Kundenportal.
  • :::bitkasten ist ortsunabhängig und bequem über Mobile App (Android, iOS) und WebClient nutzbar.
  • Kosten für Druck und Versand von Dokumenten werden mit der digitalen Briefpost stark gesenkt. Analoge Zustellung per Briefpost ist bei Bedarf sichergestellt.
  • Mehrwertleistung des Versicherungsunternehmen für seine Kunden: Persönlicher eTresor als revisionssicheres, kostenfreies und zentrales Archiv für alle Privatpersonen die am :::bitkasten Service teilnehmen.

Neugierig geworden?

Sie möchten mehr über unseren :::bitkasten erfahren oder haben Fragen zur Einsetzbarkeit in Ihrem Unternehmen? Dann vereinbaren Sie gleich ein unverbindliches Beratungsgespräch mit einem unserer Vertriebsspezialisten.

  • Rechtsverbindlich.
  • Papierlos.
  • Medienbruchfrei.

:::bitkasten – Die (digitale) Postkommunikation der Zukunft. Eine einzigartige Lösung, die nicht nur Unternehmen und Empfänger zugutekommt – mit dieser Lösung schont man gleichzeitig auch die Umwelt.

Briefversand heute

Digitalisierung und damit einhergehende Vereinfachungen und Verbesserungen in unserem Alltag sind in aller Munde. In Deutschland werden heute aber noch über 18 Mrd. Briefe physisch versandt. Dafür fallen allein für das Porto über 14 Mrd. € an Kosten an, sowie 95 Mio. Tonnen CO² Ausstoß und 4,5 Mrd. Liter Wasser werden verbraucht. Für Druck, Kuvertierung und Transport entstehen weitere   Kosten und ein hoher Zeitaufwand auf Absenderseite – alles weit ab von Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung.

Die analoge Kommunikation zwischen Versender und Empfänger ist extrem zeitaufwändig, da die postalische Zustellung, Verarbeitung und Rücksendung von Antwortschreiben einige Tage in Anspruch nehmen.

Viele Unternehmen versuchen  ihr Papieraufkommen durch eigene Unternehmensplattformen zu reduzieren. Doch die hohe Anzahl an unterschiedlichen Plattformen,  Postfächern und Zugangsdaten schrecken Empfänger von der Nutzung ab und  haben zu einer deutlichen Reduzierung der Abholquote von elektronischer Post auf der Empfängerseite geführt.

Wie könnte der optimale (digitale) Briefversand von heute aussehen?

Der Briefversand und -empfang ist heutzutage sehr vielfältig. Es gibt verschiedene Druckdienstleister, die den Druck und Versand auf Versenderseite übernehmen. Mittlerweile gibt es neben den Druckdienstleistern auch viele Scandienstleister, die dem Empfänger die analogen Briefe digital zur Verfügung stellen.

Auch wenn Druck- und Scandienstleister einen Part (entweder Versender oder Empfänger) „entlasten“ möchten, beide Lösungen beanspruchen viel Zeit und Kosten. Die bereits digitalen Druckdateien werden analogisiert und postalisch versendet und die bereits physisch versandten Briefe werden durch Einscannen digitalisiert. Nicht gerade nachhaltig und ressourcenschonend. Jedoch kann keiner von beiden die durchgängige, medienbruchfreie Postkommunikation ermöglichen. Und der E-Mail-Versand ist unter Cybersecurity Aspekten keine sichere Lösung für eine rechtsverbindliche digitale Postkommunikation.

Die einzige rechtssichere End-to-End digitale Postkommunikation bietet bisher nur die :::output.ag mit ihrer :::bitkasten Plattformlösung an. Das Produkt baut auf der bereits bekannten Struktur für den Briefversand mit „Name und Anschrift“ des Empfängers auf.

Diese Lösung unterstützt Unternehmen und Behörden ihr Papieraufkommen zu reduzieren, Kosten- und Zeitaufwände zu senken. Zudem ermöglicht der :::bitkasten eine sichere und smarte Kommunikation zwischen Versender und Empfänger.

Eine Lösung die sowohl den Menschen als auch der Umwelt zugutekommt.

Nur EIN Briefkasten pro Empfänger – für ALLE Versender nutzbar

Den :::bitkasten kann jeder Klein- und Großversender nutzen. Es spielt keine Rolle, ob der Arbeitgeber an den Mitarbeiter, Dienstleister an den Kunden oder Behörden an den Bürger Briefe versenden möchten, denn der :::bitkasten ist für alle Versender nutzbar.

Jeder Bürger aus Deutschland, Österreich und der Schweiz kann die :::bitkasten Plattform nutzen und die Briefpost sicher online über den :::bitkasten lesen, Antwortschreiben  in Echtzeit digital unterschreiben und zurücksenden. Es ist keine Registrierung oder Übermittlung von „persönlichen“ Daten (z.B. E-Mail-Adresse) sowie kein Nachsenderantrag notwendig. Der :::bitkasten Nutzer kann sich einfach mit seinem Personalausweis zu jeder Zeit von jedem Ort anmelden und seine Briefpost von allen Versendern lesen. In einem zentralen Briefkasten.

Wie funktioniert der Briefversand über den :::bitkasten?

Digitaler Briefpost-Versand und -Empfang in nur ZWEI Schritten.

Schritt 1

Mit wenigen Klicks stellt der Versender die bereits vorhandene digitale Dokumente im :::bitkasten bereit.

Schritt 2

Der Empfänger meldet sich mit seinem Personalausweis oder seinen persönlichen Zugangsdaten im :::bitkasten an und liest seine Post.

Den :::bitkasten kann jeder Klein- und Großversender nutzen. Es spielt keine Rolle, ob der Arbeitgeber an den Mitarbeiter, Dienstleister an den Kunden oder Behörden an den Bürger Briefe versenden möchten, denn der :::bitkasten ist für alle Versender nutzbar.

Jeder Bürger aus Deutschland, Österreich und der Schweiz kann die :::bitkasten Plattform nutzen und die Briefpost sicher online über den :::bitkasten lesen, Antwortschreiben  in Echtzeit digital unterschreiben und zurücksenden. Es ist keine Registrierung oder Übermittlung von „persönlichen“ Daten (z.B. E-Mail-Adresse) sowie kein Nachsenderantrag notwendig. Der :::bitkasten Nutzer kann sich einfach mit seinem Personalausweis zu jeder Zeit von jedem Ort anmelden und seine Briefpost von allen Versendern lesen. In einem zentralen Briefkasten.

Es fallen ausschließlich Kosten für das digitale Porto an – keine Lizenzgebühren und kein zusätzlicher Kostenaufwand.

Der Empfänger meldet sich mit seinem Personalausweis in seinem persönlichen :::bitkasten an und kann seine Post sofort in Echtzeit lesen und gegebenenfalls gleich im :::bitkasten beantworten.

Es spielt keine Rolle, ob der Arbeitgeber an den Mitarbeiter, Dienstleister an den Kunden oder Behörden an den Bürger Briefe versenden möchte, der Empfänger hat einen einzigen digitalen Briefkasten, in den alle Versender ihre Briefe „digital einwerfen“ können. Nur eine einzige Plattform für alle digitalen Briefe. Wo und wann der Empfänger seine Briefe lesen möchte, ist allein ihm überlassen – genau wie beim Briefkasten an der Hauswand, nur alles digital und mobil. Ohne Papierflut, Umweltverschmutzung und Kosten – der :::bitkasten ist für die Empfänger völlig kostenlos.

Die Vorteile kurz zusammengefasst

Vorteile für Versender

  • Kostenreduktion innerhalb weniger Monate (Keine Lizenzgebühren ausschließlich nutzungsabhängige Abrechnung)
  • Vertragsabschluss in weniger Minuten dank der :::bitkasten Signatur
  • Prozessoptimierung dank schnellerer und digitaler Interaktion
  • Lösungsimplementierung ohne zusätzliches IT-Projekt
  • Erhöhte Bereitschaft der Abholung der Dokumente durch ein einziges elektronisches globales Briefkastenportal
  • Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung

Vorteile für Empfänger

  • Kostenlose Nutzung des :::bitkasten
  • Jeder Zeit von jedem Ort Online-Zugriff auf die persönlichen Briefe
  • Post digital und smart in Echtzeit beantworten
  • Kostenloses revisionssicheres Archiv
  • Freie Entscheidung wie man seine Post erhalten möchte
  • Verträge leicht auf Smartphone unterschreiben

 

Die :::bitkasten Services sind je nach Unternehmen und deren Erwartungen individualisierbar.

Einfach das Kontaktformular ausfüllen und einen Termin für das Erstgespräch für mehr Informationen vereinbaren.

Neugierig geworden?

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